Section 2 Préparation

La présentation d’un atelier R du CSBQ demande une préparation et une communication proactive avec les participants inscrits aux ateliers.

Ci-dessous, il y a une liste de points qui vous aideront à préparer les ateliers. Nous vous demandons de les lire attentivement.

2.1 Avant l’atelier

2.1.1 Deux semaines avant l’atelier

  1. Obtenez la liste des inscriptions à votre atelier (nous vous fournirons un script pour faire ceci).

NOUVEAU: En septembre 2023, le prix d’apprentissage et de développement pour la présentation de la série d’ateliers R a augmenté de 150 $ à 180 $. Il y a également de nouvelles distinctions dans le processus de paiement du prix entre les membres CSBQ de McGill et les membres CSBQ non-McGill, y compris une compensation fiscale supplémentaire pour les membres non-McGill. Voir la section Paiement pour plus d’informations.

Nombre d’inscriptions Nombre de personnes qui présentent Paiement par personne Allocation de fonds à l’atelier
1 to 5 1 $180 $180
6 or more 2 $180 $360
  • Pour les ateliers à distance: Nous avons besoin de deux personnes par atelier pendant les ateliers à distance. Pendant qu’une personne présente l’atelier, l’autre personne doit assister à la présentation, en surveillant la conversation, en gérant des salles de discussion (en anglais, breakout rooms) et en aidant à déboguer les problèmes que les personnes qui participent peuvent rencontrer.

Si le nombre de personnes inscrits pour présenter votre atelier est inférieur au nombre de personnes pouvant être alloués à votre atelier, n’hésitez pas à inviter d’autres membres du CSBQ du deuxième et troisième cycles supérieurs et au postdoctorat qui pourraient vous aider avec l’instruction et l’assistance de l’atelier!

Notez que le prix maximum pour l’instruction ou l’assistance des ateliers R du CSBQ est de 180 $ par personne, par atelier.*

  1. Familiarisez-vous avec le matériel disponible dans le site web pour votre atelier.

  • Assurez-vous d’être très à l’aise avec le contenu et la présentation de l’atelier à la date de votre présentation.

  • Il est de votre responsabilité de vous familiariser avec le matériel.

  • Utilisez les livres et les présentations comme matériel de référence pour votre atelier. N’hésitez pas à compléter vos connaissances avec d’autres références et matériels.

  • Les présentations sont dotées d’un mode présentateur, qui permet la demonstration des notes et de donner un atelier plus dynamique. Consultez notre section “Mode présentateur” pour en savoir plus.

  1. Lisez le code de conduite (Section 1).

  2. Pour les ateliers à distance: Familiarisez-vous avec Zoom avant votre atelier. Par exemple, vous devriez savoir: (i) comment partager votre écran; (ii) comment ouvrir et fermer les salles de discussion (“Breakout Rooms”); (iii) comment préparer et lancer des sondages; (iv) et quels sont les outils disponibles pour interagir avec les personnes qui participent. Nous avons fourni des conseils détaillées complémentaires pour ces tâches ici.

2.1.2 Une semaine avant l’atelier

  1. Obtenez la liste à jour d’inscriptions à votre atelier en utilisant le script R qui vous a été envoyé lors de votre recrutement.
  • NOTE: Souvenez-vous que pour les ateliers en ligne, vous devez utiliser l’option "En_ligne" pour l’argument location.
  1. Envoyez le message standardisé ci-dessous à tous les personnes inscrites, en remplaçant les champs si nécessaire.

Idéalement, la personne indiquée au rôle principal dans l’horaire des ateliers mènera les communications les personnes inscrites à l’atelier. Vous pouvez changer ce rôle, si vous le préférez.

  • NOTE: Copiez au carbone (en « Cc ») toutes vos communications à toute l’équipe de présentation de votre atelier.
  • NOTE: Ajoutez toutes les personnes inscrites à l’atelier comme destinataires en copie carbone invisible (c.à.d., « Cci » ou « Bcc »).
  • NOTE: Envoyez le message ci-dessous au moins 7 jours avant la date de votre présentation.
  • NOTE: Ne supprimez pas des informations du texte suivant:

Pour les ateliers de formation à distance :

Sujet du message : [Série d’ateliers R du CSBQ] Atelier #XX - Nom de l’atelier (Date de l’atelier)

Bonjour !

Nous avons reçu votre inscription à l’atelier R du CSBQ #XX qui aura lieu le DATE DE L’ATELIER à HH:MM PM ou AM.

En préparation de l’atelier, veuillez noter ce qui suit :

  1. L’atelier se tiendra sur la plateforme Zoom.
  • Vous devez vous inscrire pour accéder à la séance avec le lien d’inscription suivant : INSÉRER LE LIEN QUI VOUS SERA FOURNI PAR L’ÉQUIPE DE COORDINATION.
    • Veuillez vous inscrire au moins une heure avant l’atelier afin que nous approuvions votre participation à temps.
    • Une confirmation courriel expliquant la façon d’accéder à la réunion, à l’aide d’un lien unique, vous sera envoyée. Ne partagez pas ce lien avec d’autres personnes.

  1. Veuillez préparer votre ordinateur portable et les programmes correspondants (R et RStudio) avant la séance. Vous pouvez également télécharger le script que nous utiliserons dans cet atelier sur le site web suivant : https://r.qcbs.ca/fr/workshops/r-workshop-XX/

  2. Nous vous recommandons d’exécuter l’intégralité du script au moins une fois avant la session de l’atelier pour vous assurer que tout fonctionne sur votre ordinateur. Au besoin, télécharger et installer les bibliothèques que nous utiliserons lors de l’atelier.

  3. Si vous ne pouvez plus être présent à l’atelier, veuillez nous en informer au moins 5 jours à l’avance par courriel. En cas d’absence sans communication de votre part, une pénalité de 100 $ sera facturée à votre directeur ou directrice de recherche.

  4. Si vous n’êtes pas membre du CSBQ, il peut vous être demandé de nous envoyer un reçu de paiement pour participer à l’atelier.

  5. Nous vous encourageons à laisser votre caméra allumée afin que l’équipe de présentation puisse mieux interagir avec vous. Notez que beaucoup d’efforts ont été déployés dans la planification de ces ateliers. Il est important que vous restiez engagé dans l’apprentissage et, si nécessaire, que vous participiez activement aux discussions et collaboriez avec vos pairs.

  6. Si vous avez des questions concernant cet atelier ou son déroulement, veuillez contacter l’équipe de présentation afin que nous puissions vous aider !

Nous avons hâte de vous voir JOUR DE LA SEMAINE prochain !

VOTRE(VOS) NOM(S)

Pour les ateliers en personne :

Sujet du message : [Série d’ateliers R du CSBQ] Atelier #X - Nom de l’atelier (vendredi, jour du mois)

Bonjour !

Nous avions reçu votre inscription à l’atelier R du CSBQ #XXX qui sera donné à NOM DE L’UNIVERSITÉ ce prochain JOUR DE SEMAINE à H:MM PM ou AM. En préparation de cet atelier, veuillez noter ce qui suit :

  1. L’atelier sera donné dans le bâtiment XXX, salle XXX.

  2. Veuillez venir avec votre ordinateur portable et les programmes correspondants (R et RStudio) installés. Vous pouvez également télécharger le script que nous utiliserons dans cet atelier sur le site web suivant : https://r.qcbs.ca/fr/workshops/r-workshop-XX/.

  3. Nous vous recommandons d’exécuter le script complet au moins une fois avant de venir à l’atelier pour vous assurer que tout fonctionne sur votre ordinateur portable et pour télécharger et installer toutes les bibliothèques que nous utiliserons pendant l’atelier.

  4. Si vous ne pouvez plus vous rendre à l’atelier, veuillez nous en informer 5 jours à l’avance par courriel, sinon, vous recevrez une pénalité de 100$ qui sera facturée au membre CSBQ qui dirige votre recherche.

  5. Si vous n’êtes pas membre du CSBQ, veuillez apporter le reçu du paiement à l’atelier.

  6. L’accès à l’internet ne devrait pas être nécessaire pour suivre l’atelier si vous avez exécuté le script avant de venir pour vous assurer que vous aviez téléchargé toutes les bibliothèques nécessaires. Si vous suivez l’atelier dans une autre institution que la vôtre et que vous souhaitez avoir accès à l’internet pendant l’atelier, veuillez vous assurer que vous pouvez vous connecter au réseau eduroam (plus d’informations ici : http://qcbs.ca/wiki/eduroam). Si vous n’avez pas accès à eduroam ou au réseau de l’université, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir un accès temporaire à l’internet.

  7. Si vous avez des questions concernant cet atelier ou son lieu, veuillez contacter l’équipe de présentation afin que nous puissions vous aider au mieux !

Merci, et nous avons hâte de vous voir !

VOTRE(VOS) NOM(S).

2.1.3 La veille de l’atelier

Les inscriptions sont ouvertes jusqu’à 24 heures avant le début de l’atelier. Pour les ateliers à distance, veuillez vérifier une dernière fois la liste des personnes participantes afin de vous assurer que tout le monde a bien reçu le courriel contenant le lien d’inscription pour accéder à la séance sur Zoom.

2.2 Le jour de l’atelier

Nous avons élaboré une section dédiée avec des lignes directrices sur ce que l’équipe de présentation devrait faire pendant l’atelier.

S’il vous plaît, lisez et appliquez-les très attentivement.

2.3 Après l’atelier

Nous vous demandons de bien vouloir suivre les étapes ci-dessous immédiatement après votre présentation.

  1. Envoyez le formulaire de retour d’information aux personnes qui participent à votre atelier :

Sujet du message : [Série d’ateliers R du CSBQ] Formulaire d’évaluation pour l’atelier #X - Nom de l’atelier

Bonjour à nouveau !

Merci de votre participation à l’atelier (#X) sur Nom de l’atelier.

Nous vous demandons de bien vouloir prendre quelques minutes pour nous faire part de vos commentaires (https://docs.google.com/forms/d/12LiuK1hhCpuDULBYStlXoJi6K1sKTVeGzPiD5DVGdds/edit?urp=gmail_link) sur l’atelier auquel vous venez de participer.

Ce processus est très précieux pour nous, car nous pouvons comprendre où l’atelier a besoin d’être amélioré.

Vos commentaires et suggestions sont très appréciés et sont lus avec attention.

Merci encore !

Avec nos sincères salutations, VOTRE(VOS) NOM(S)

  1. Donnez votre avis sur l’atelier que vous venez de présenter.

  2. Envoyez le message ci-dessous aux personnes inscrites qui ne se sont pas présentées (c’est-à-dire les personnes qui ne vous ont pas envoyé de message annulant leur inscription et qui étaient absentes pendant votre atelier).

  • NOTE : Envoyez des messages séparés à chacune des absences enregistrées (c’est-à-dire n’incluez pas d’autres personnes qui ont participé à l’atelier dans vos communications).

Sujet du message : [Série d’ateliers du CSBQ R] Absence pendant l’atelier #X - Nom de l’atelier

Cher NOM DU PARTICIPANT INSCRIT,

Je vous contacte au sujet de votre absence pendant l’atelier d’aujourd’hui (XX) sur Nom de l’atelier, qui a été donné en lieu ou à distance.

Selon la politique de la Série d’ateliers R du CSBQ, les personnes inscrites qui n’annulent pas leur participation au moins 5 jours à l’avance par courriel encourent une pénalité de 100$ qui est facturée au compte institutionnel du membre CSBQ qui dirige leur recherche.

Nous vous prions de bien vouloir nous contacter au sujet de votre absence dans les meilleurs délais.

Avec nos salutations, VOTRE(VOS) NOM(S)