Section 3 Présentation

Les recommandations suivantes ont été rédigées afin d’améliorer le contenu des ateliers pour les personnes qui participent à la série d’ateliers R. Nous proposons des lignes directrices basées sur des stratégies d’enseignement et d’apprentissage factuelles. Même si certains aspects peuvent vous sembler évidents, nous vous demandons de les lire avec attention.

3.1 Structure de l’atelier

En moyenne, les ateliers en personne durent 4 heures (pauses incluses), avec une certaine variabilité en fonction du contenu et de la complexité de l’atelier.

Les ateliers à distance devraient durer environ 3 heures. Les ateliers sont raccourcis pour s’adapter à ce nouveau format. En général, nous proposons que le temps d’instruction soit divisé en deux sections d’une heure et demie, avec une pause d’une heure entre les deux. Toutefois, certains ateliers peuvent bénéficier d’un déroulement différent, par exemple deux pauses de 30 minutes au lieu d’une longue pause d’une heure. Les suggestions pour les ateliers 1 à 5 sont fournies ci-dessous.

Chaque atelier doit commencer par une période d’accueil et d’enregistrement d’environ 5 minutes. Pendant cette période, l’équipe de présentation des ateliers peut prendre la parole, demander aux personnes qui participent comment ils se sentent, et leur donner des instructions sur la façon d’utiliser le “chat” et de poser des questions.

Après la période de bienvenue et d’enregistrement, l’équipe de présentation doit commencer l’instruction de l’atelier en illustrant et en précisant le contenu et la structure de l’atelier et des pauses.

Lors des ateliers à distance et en personne, de courtes pauses supplémentaires de 5 à 10 minutes (chacune) devraient être prévues à l’occasion pour permettre aux personnes qui participent de faire une courte pause et de répondre aux questions en suspens.

À la fin de l’atelier, l’équipe de présentation doit remercier l’audience pour leur présence, leur demander de remplir le questionnaire de retour d’information et leur permettre de poser des questions (si le temps le permet).

Suggestions de structures pour les ateliers 1 à 5 :

Blocks	Atelier 1	Atelier 2	Atelier 3	Atelier 4	Atelier 5
Bienvenue et enregistrement	5 minutes	5 minutes	5 minutes	5 minutes	5 minutes
Instruction	85 minutes	85 minutes	85 minutes	85 minutes	55 minutes
Pause	60 minutes	60 minutes	60 minutes	60 minutes	30 minutes
Instruction	85 minutes	85 minutes	85 minutes	85 minutes	85 minutes
Pause	Non applic.	Non applic.	Non applic.	Non applic.	30 minutes
Instruction	Non applic.	Non applic.	Non applic.	Non applic.	55 minutes
Conclusion	5 minutes	5 minutes	5 minutes	5 minutes	5 minutes

3.2 Directives générales

La journée de l’atelier, l’équipe de présentation doit:

Arriver au moins 15 minutes avant le début de votre atelier pour préparer la salle de présentation et projeter votre présentation;

Pour les ateliers à distance, ouvrez la salle Zoom tôt (en même temps que la présentation et RStudio) et enregistrez-vous auprès de votre co-présentateur avant l’arrivée de l’audience.

Prenez les présences;
Recueillez les reçus des non-membres si l’atelier a lieu en présentiel;
Commencez votre présentation ponctuellement.

3.3 Directives pour la présentation

Il est souhaitable de se considérer comme élève pendant le processus d’apprentissage, et de prêter attention à sa méthode d’enseignement et de communication, ainsi qu’à la manière dont elle affecte l’apprentissage;
L’équipe de présentation doit se présenter à l’atelier préparés à enseigner le matériel de l’atelier, ainsi qu’à répondre aux questions pertinentes liées à l’atelier ;
L’équipe de présentation ne devrait pas lire la présentation uniquement pendant un atelier ;
Même pendant les ateliers à distance, il est important que l’équipe de présentation maintienne une présence sociale dans le processus d’apprentissage. L’équipe de présentation doit fournir un retour d’information, communiquer régulièrement, favoriser la participation et créer un environnement accueillant ;
Il a été démontré que les quiz en ligne sont plus efficaces que d’autres expériences d’apprentissage en ligne, comme l’attribution de devoirs (Ibid). Il faut donc veiller à consacrer du temps et à exécuter ces quiz quand le matériel de l’atelier le suggère ;
L’équipe de présentation devrait stimuler la collaboration chaque fois que cela est possible. Les personnes engagés dans une expérience d’apprentissage social dirigée apprennent mieux, par opposition à un apprentissage isolé ;
Lorsque vous vous présentez, donnez un bref résumé de ce que vous faites et comment vous appliquez l’atelier de contenu dans votre recherche ;
Faites une enquête rapide auprès de l’audience pour mieux connaître le niveau d’expérience avec le sujet de l’atelier. Il s’agit d’une activité très utile qui peut vous aider à engager le dialogue avec l’audience, permettre une discussion, vous aider à adapter une partie de votre atelier à votre public, vous renseigner sur votre rythme et sur le temps que vous réservez pour travailler sur les exercices ;
Demandez régulièrement à l’audience s’il y a des questions récurrentes sur le contenu, et permettez aux personnes qui participent à l’atelier d’y répondre. Rassurez l’audience en leur encourageant de lever la main et vous poser des questions pendant l’atelier. Si l’atelier se déroule à distance, assurez-vous que l’audience comprend bien comment utiliser le “chat” et comment lever la main dans Zoom ;
Chaque fois que vous posez des questions à l’audience, il est avisé de ne pas demander uniquement des réponses aux volontaires, mais de “pointer” ou de “nommer” quelqu’un pour répondre à votre question.

3.4 Directives pour l’assistance

Quand vous assumez le rôle d’assistance pendant les ateliers :

Soyez attentifs et prêts à couper le son des personnes dans l’audience qui ont laissé leur microphone allumé par inadvertance et qui émettent des bruits qui interfèrent avec le déroulement de l’atelier ;
Communiquez avec l’audience via le “chat” à propos de l’atelier ;
Répondre à toute question posée publiquement ou en privé dans le cadre de Zoom ;
Facilitez et stimulez la discussion dans les salles de discussion (“breakout rooms”) en donnant des pistes de discussion et des conseils, soit avant d’ouvrir les salles ou pendant la période de discussion via un message “broadcast” ;
Prenez les présences, et contactez les personnes non-inscrites pour leur demander de s’inscrire immédiatement à l’atelier. Toute personne présente à l’atelier devrait être inscrite ;

3.5 Aide à la présentation

Vous pouvez accéder à l’option d’aide à la présentation en ouvrant une présentation et en appuyant sur H ou ?.

3.6 Mode présentation

Le mode présentation vous permet de visualiser les notes de présentation tout en donnant vos instructions. Pour accéder au mode présentation, vous devez :

Ouvrir la présentation ;
Cloner la présentation en appuyant sur c. Une fois que vous aurez fait cela, vous remarquerez qu’une nouvelle fenêtre apparaîtra et que tout ce que les deux fenêtres imitent l’une de l’autre, i.e.. ce qui signifie que si vous changez de diapositive dans l’une des deux, l’autre changera ;
Entrer en mode présentation dans l’une des fenêtres, en utilisant le raccourci clavier p ;
Notez que vous devez partager la fenêtre clonée qui n’est pas en mode présentation avec l’audience. Les détails sur la façon de procéder sont expliqués ci-dessous.

3.7 Directives pour Zoom

Organiser un atelier par Zoom n’est peut-être pas dans la zone de confort de chaque personne qui présente un atelier R. Voici quelques conseils pour vous aider à utiliser Zoom afin de créer une expérience d’atelier interactive et technologiquement fluide.

3.7.1 Partager votre écran ou une fenêtre spécifique

Par défaut, l’autorisation de “partage d’écran” n’est généralement accordée qu’à l’hôte de la réunion. Cependant, vous pouvez attribuer des autorisations de partage à d’autres personnes. Nous vous recommandons de tester les options de “Partage d’écran” avant que l’audience entre dans la salle Zoom.

Pour partager une fenêtre spécifique, cliquez sur le bouton Partager l’écran (en anglais, Share Screen) situé dans les commandes de votre réunion, et sélectionnez l’option Fenêtre d’application spécifique qui contient la présentation que vous allez partager.

Pour partager tout votre écran, cliquez sur le bouton Partager l’écran (en anglais, Share Screen) situé dans les commandes de votre réunion, et sélectionnez l’option Bureau (en anglais, Desktop) qui correspond à votre atelier.

Pour plus d’informations sur le partage d’écran, veuillez consulter cette page d’aide.

3.7.2 Vie privée

Si vous souhaitez cacher votre arrière-plan pendant que vous présentez l’atelier, n’hésitez pas à utiliser un arrière-plan virtuel dans Zoom. Veuillez vous assurer que l’arrière-plan n’est pas une distraction, ne masque pas votre visage et respecte notre code de conduite.

3.7.3 Gestion du “Chat”

La personne qui assiste pendant l’atelier doit garder un œil sur le “chat” autant que possible. Préparez-vous à répondre aux questions et à vérifier comment l’audience se sent, par exemple en demandant périodiquement si plusieurs personnes aimeraient prendre une courte pause, s’il faudrait mettre plus de temps pour compléter des exercices, ou si il y a un besoin pour plus d’explications. Veuillez noter que vous pouvez choisir d’envoyer un message à tout le monde ou de discuter avec une personne spécifique en privé.

Si quelqu’un a des difficultés avec l’atelier et a besoin d’une aide supplémentaire, la personne qui assiste peut inviter cette personne dans une salle de discussion pour fournir des explications plus complètes et/ou du dépannage. Voir les informations sur les salles de discussion ci-dessous.

Veuillez enregistrer le ‘chat’, si possible, et le partager lorsque vous contacterez les personnes qui ont participé à l’atelier, suite à l’atelier.

3.7.4 Retours non verbaux

Vous pouvez également demander des retours non verbaux à votre public par le biais de Réactions. C’est un excellent moyen de faire le point avec l’audience et de demander une Réaction spécifique si les informations ne sont pas claires, ou si un exercice est complété. Il existe des fonctionnalités supplémentaires de retours dans le panel Participants, notamment Raise Hand, Oui et Non, entre autres.

N’hésitez pas à utiliser la fonctionnalité avec laquelle vous êtes le plus à l’aise, mais veillez à expliquer comment accéder à ces fonctionnalités dans la section “Bienvenue” de l’atelier.

3.7.5 Sondages

Certains des exercices de l’atelier sont conçus sous forme de simples sondages. Pour les ateliers à distance, ces sondages seront effectués sur Zoom.

Veuillez préparer les sondages avant le début de l’atelier, afin d’assurer le bon déroulement des exercices. Les questions et réponses des sondages sont disponibles dans les présentations. Vous pouvez voir comment créer et lancer des sondages dans Zoom ici.

3.7.6 Salles de discussion

Certains des exercices de l’atelier sont conçus pour être effectués en groupe. Pour les ateliers à distance, ces exercices de groupe auront lieu dans des salles de discussion (“Breakout Rooms”).

Veuillez noter que par défaut, l’hôte de la réunion est la seule personne qui peut eut gérer les salles de conférence, et la première personne de l’équipe de présentation à entrer dans la salle sera assigné comme hôte. Gardez cela en tête, et entrez dans la salle tôt si vous êtes responsable des salles de discussion.

3.7.6.1 Création de salles de discussion

Vous devriez voir l’option pour les salles de discussion (“Breakout Rooms”) en bas à droite de votre barre d’outils Zoom. Cliquez sur ce bouton.
Vous verrez une fenêtre pop-up dans laquelle vous pouvez assigner des personnes à un certain nombre de salles, que vous pouvez définir vous-même. En bas de cette fenêtre, vous trouverez une estimation du nombre de personnes par salle, basée sur le nombre de salles. Essayez de choisir un nombre de salles qui donne 3 à 5 personnes par salle. Cochez la case “Automatiquement” pour que Zoom assigne arbitrairement les personnes aux salles de discussion.
Une fois que tout le monde est assigné aux salles de discussion, cliquez sur le bouton ““Start All Sessions”.

3.7.6.2 Communication avec votre public

Veuillez noter que votre public ne pourra pas accéder au “chat” dans les salles de discussion. Si vous avez des informations à communiquer, telles que les objectifs de l’exercice ou des liens, veuillez le faire avant d’ouvrir les salles de discussion. Il est également conseillé de préciser à l’audience le temps que vous leur accordez pour l’exercice avant d’ouvrir les salles.

Vous pouvez communiquer avec les salles de discussion en diffusant un message à tous (“Broadcast message to all”), qui est un bouton dans le panneau des salles de discussion qui est à la disposition de la personne qui a créé les salles.

Les hôtes et co-hôtes peuvent également se joindre à des salles de discussions individuelles pour se renseigner sur les différents groupes, si vous le souhaitez (instructions ici).

3.7.6.3 Fermer les salles de discussion

Cliquez sur le bouton “Stop All Sessions” dans le panneau des salles de conférence qui est à la disposition de la personne qui a créé les salles.

Pour plus d’informations sur la mise en place des salles de conférence, reportez-vous à ce guide visuel et au guide de Zoom.

3.8 Contribuer à ces directives

Avez-vous des suggestions concernant ces directives? Veuillez créer un numéro et nous aider à améliorer ce matériel !